Hvis du skal til at arrangere en større begivenhed, en koncert, en udstilling, en forestilling eller noget helt fjerde, så er der mange ting, du skal holde styr på. Alt fra snacks til reklame banner skal være i orden, men det er ikke altid lige nemt at holde hovedet koldt.
Det vigtigste, du skal have styr på, er selvfølgelig performere og venue, men alt det andet kan være en smule uhåndgribeligt. Derfor får du her tre af de næst vigtigste punkter, du skal have styr på.
Brug sociale medier til at holde dig i kontakt med dine gæster
Lige fra dit event bliver offentliggjort skal du være klar med sociale medier. Platformene kan variere alt efter målgruppen, men du skal være klar til at gøre reklame på et helt personligt niveau og besvare spørgsmål, der vil dukke op blandt dine fremtidige gæster.
Med sociale medier kan du vise behind the scenes og fortælle om, hvordan eventet skrider frem og bliver stablet på benene. Det giver et helt unikt indblik og kan skabe mere opmærksomhed, så du kan sælge flere billetter og få mere omtale.
Hav styr på dekorationer og reklame banner
Et reklame banner er primært relevant, hvis du har en større venue, der har plads til at hænge det op, men det kan faktisk også fungere som backdrop, hvis du ikke har meget plads at arbejde med. Et reklame banner kan høre ind under dekorationer, der også varierer alt efter eventtype.
Hvis du ikke ved, hvordan man designer et godt reklame banner, så få hjælp fra en ven eller en bekendt. Det er nemlig ikke helt uvæsentligt, hvordan det ser ud. Et dårligt reklame banner kan skubbe folk væk fra eventet eller forvirre dem.
Et godt reklame banner bør som minimum formidle, hvilken mål- og interessegruppe, der henvendes til, hvor og hvornår begivenheden finder sted, og hvad eventet hedder, så det kan findes på sociale medier.
Sørg for, at der kan købes forfriskninger
Alt efter hvilken type event, du arbejder på, skal der være forfriskninger til gæsterne. Det kan enten være gratis velkomstdrinks eller noget, der kan købes ved en bar.
Hvis dit event ikke bliver hold på en professionel venue, så skal du huske at undersøge reglerne for salg af alkohol. Der skal desuden altid være mulighed for at købe noget, der er alkoholfrit, så mindreårige og folk, der ikke drikker, han holde sig hydrerede og friske.
Det er også en god idé at give mulighed for at købe lette snacks. Det kan være noget, der passer til eventet. Snacks og mad er ikke nødvendigt, især ikke hvis der afholdes koncert eller lignende. Mulighederne er gode at overveje!
Hvis dit arrangement er mere stilet, er det et godt træk, hvis du har fingermadder eller lette anretninger klar, når gæsterne kommer. De giver en sofistikeret atmosfære, der kan sætte tonen for resten af aftenen. Dette er især relevant ved kunstudstillinger, og den tilbudte mad kan ændres alt efter kunststilen, der i løbet af aftenen vil blive præsenteret for publikum.
